Списание гсм по глонасс или по показаниям спидометра

Учёт расхода топлива и списание ГСМ в автопарках

Списание гсм по глонасс или по показаниям спидометра

Как выстроить грамотную учётную политику в компании, владеющей транспортом? Рассказываем о ключевых моментах, делимся практическими советами и рекомендациями.

Не лишним будет напомнить, что топливо является основной частью расходов каждого автопарка. Поэтому правильный учёт и корректное списание ГСМ – это первостепенная задача для любой компании, использующей транспорт.

Проработанная учётная политика, включая постоянный анализ фактического расхода топлива, позволяет снижать потери ГСМ и сокращать затраты автопарков на 10-50%.

С точки зрения бухгалтерской работы и налоговой отчётности тут есть масса нюансов. Конечно, охватить все аспекты в рамках одной статьи не получится. Постараемся остановиться на главном и понять, как сделать учёт топлива максимально точным и удобным для компаний.

Нормы расхода, в качестве экономически обоснованных показателей, применяются как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте. Несмотря на то, что НК РФ формально не требует нормировать списание ГСМ, налоговики вправе затребовать обоснование топливных затрат.

Самим компаниям бывает тоже выгоднее опираться на установленные нормы с целью снижения налогооблагаемой базы (зависит о формы собственности и налоговой нагрузки). А вот с позиций бухучёта предпочтительнее учитывать топливо по факту, что лучше сказывается на финансовых показателях. Поэтому многие автопарки практикуют комбинированный подход.

Но в любом случае для точного учёта ГСМ необходимо понимать, насколько утвержденные нормы действительно соответствуют реальной ситуации.

Рассмотрим два основных варианта расчёта норм топлива:

В большинстве случаев автопарки ориентируются на уже разработанные нормы – в первую очередь, это документы Минтранса РФ. Рекомендованные нормативы для различных марок ТС закреплены в распоряжении N АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Документ постоянно обновляется – последняя редакция вышла 20.09.2018.

В актуальной версии распоряжения указаны отдельные типы ТС и спецтехники, формулы расчета норм и поправочные коэффициенты. Эти коэффициенты учитывают особенности дорог, время года, срок службы машин, численность населения пунктов, в границах которого передвигается транспорт, и т.д.

Также в случае с каждым типом ТС есть коэффициенты с поправкой на вид топлива и объем цилиндра.

Используя нормативы Минтранса, расход топлива двумя можно вычислить двумя способами: Простейший способ: разделить литры топлива на километры, умножить на 100 и применить поправочные коэффициенты.

Не такой легкий, но более точный способ: использовать формулы с учетом норм расхода, которые указаны в распоряжении N АМ-23-р по отношению к конкретным маркам ТС.

Если это легковой автомобиль, то формула выглядит так:

Дополнительно при расчётах можно опираться на нормы, заявленные в технической документации производителей автомобилей. И применять по отношению к ним коэффициенты Минтранса.

ПЛЮСЫ. Нормы Минтранса достаточно тщательно проработаны и постоянно актуализируются.

МИНУСЫ. Нормы Минтранса, так же как и «паспортные» нормы производителей, носят обобщенный характер. В реальности на расход топлива влияет совокупность факторов, которая отражается на каждом автомобиле абсолютно индивидуально.

Так, по мере увеличения срока службы и пробега, нормированные значения будут всё меньше совпадать с фактическими показателями.

При разных обстоятельствах нормы расхода топлива одних и тех же марок ТС и с теми же поправочными коэффициентами могут очень сильно отличаться.

Второй вариант нормирования заключается в собственной разработке норм с учётом реальных условий и параметров эксплуатации транспортных средств.

Ещё раз подчеркнём, что нормы Минтранса носят методический или сравнительно-сопоставимый характер. Они не являются неукоснительными. И каждая компания вправе самостоятельно произвести замеры и определить поправочные коэффициенты. При этом, ничего не мешает в дальнейшем применять по отношению к собственным нормам ведомственные коэффициенты.

Для выработки своих норм в автопарке создается комиссия, состоящая из руководства, технических специалистов и – обязательно – водителей ТС конкретных марок. На основании соответствующего приказа комиссия производит контрольные замеры расхода топлива, исходя из характеристик транспортного средства, условий эксплуатации, времени года и т.д. Кстати, для зимнего и летнего периодов дозволено утверждать разные лимиты.

Полученные нормы оформляются в виде отдельного приказа и используются для списания ГСМ. Эти внутренние локальные акты можно изменять, если, например, возникают сомнения в показаниях или когда в автопарк поступают новые ТС. Только нужно, чтобы всё было непременно задокументировано. Шаблоны приказов и актов вы можете скачать по этим ссылкам:

На самом деле, далеко не все автопарки самостоятельно разрабатывают собственные нормы. Либо нет рвения, либо не хватает знаний и опыта. Хотя, не сложно найти тех, кто готов помочь. На простом уровне с этим справится и сотрудник автосервиса.

Серьёзнее к делу подходят специализированные метрологические организации и центры по установке спутниковых систем контроля топлива.

Главное понимать, что правильное нормирование поможет компании заранее избежать перерасхода топлива на уровне 15-20%!

Среди традиционных способов замера встречаются такие, как: подключение мерного бачка к топливной системе, использование специального щупа с нанесенной шкалой, перелив ГСМ в мерные емкости для сравнительного анализа и др. Но на результат показаний в каждом случае будет влиять допустимая погрешность выбранного способа.

Для объективного расчёта норм расхода топлива необходимо – вместе с одним из привычных способов – использовать спутниковый мониторинг транспорта и сравнивать результаты замеров.

Транспорт следует оснастить датчиками уровня топлива и бортовыми контроллерами. Это оборудование обязательно должно иметь сертификаты средств измерения. О том, как происходит разработка собственных норм с помощью ГЛОНАСC/GPS-систем, рассказывает специалист компании, занимающейся внедрением нашей системы:

Эксплуатационный замер проводится методом долива топлива до полного объёма бака. С целью исключения вмешательства в топливную систему со стороны персонала требуется её опломбировать и сфотографировать. Транспортное средство «прогоняют» на разных режимах (нормальная работа, максимальный режим), после чего снова полностью заправляют, посчитав объём добавленного топлива мерником или иными средствами измерения, которые должны иметь сертификат метрологической поверки. По итогам замеров фактические показатели (расход топлива, скорость, пройденное расстояние) сравниваются с данными системы спутникового мониторинга транспорта. Если отклонение находится в пределах нормы, то полученный эксплуатационный расход применяется в качестве нормы списания топлива (л/100км, л/моточасы).Если же обнаруживается разница свыше 5%, то стоит разобраться в причинах: проверить работу штатных систем ТС и верность показаний оборудования для спутникового контроля.

Дмитрий Савельев, инженер

компания “ГУГОЛ-СЕРВИС”

Далее в приказах для каждого ТС закрепляется своя фиксированная норма ГСМ. Топливо можно будет списывать по факту на основе данных спутникового мониторинга, но в объеме, не превышающем утверждённую норму. Если компания всё же останавливается на списании топлива исключительно по нормам, то данные о фактическом расходе используются для расследования спорных случаев.

Важное достоинство ГЛОНАСС/GPS-контроля состоит не только в том, что он позволяет эффективно отслеживать реальный расход топлива в автопарке, но и существенно оптимизирует учёт ГСМ – особенно если реализована интеграция спутниковой системы с программами для автоматизации управленческого и оперативного учёта.

Современные программные продукты сильно изменили работу транспортников. В отличие от прошлых лет, им не нужно заниматься многими рутинными задачами, в том числе бумажной волокитой. Такие программы, как «1С:Управление автотранспортом», «1С:Предприятие 8. Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом», «1С:TMS Логистика. Управление перевозками», а также различные модификации и аналоги этих продуктов внедрены практически во всех автопарках. Подобные программы включают немало базовых возможностей, дополнительных подсистем и модулей для комплексного управления транспортом: планирования, контроля, распределения заказов, расчёта амортизации, начисления зарплаты и много другого. В плане бухгалтерского учёта ГСМ современные программы обеспечивают автоматический учёт поступления и расхода топлива по отдельным ТС и сотрудникам, учёт по нормам и факту, ведение реестра путевых листов, формирование отчетности и т.п.В таких программах часто реализованы возможности оформления заправок по отдельным видам (со склада, за наличные, по талонам). Кстати, за последние годы бурно развилась интеграция ПО с процессинговыми центрами. Благодаря этому в учётных системах автопарков доступна детализированная информация о заправках по пластиковым картам на АЗС ведущих игроков (Shell, Лукойл, ТНК, Роснефть, Газпромнефть, etc.).

Ещё больше преимуществ автопаркам даёт взаимодействие бухгалтерского ПО с системами спутникового мониторинга транспорта.

Если информация из системы ГЛОНАСС/GPS-контроля поступает в учётную систему автопарка (например, программу 1С:УАТ), то это позволяет:

Выполнять списание ГСМ на основе данных о фактическом расходе топлива и информации о моточасах.

Сравнивать данные о фактическом расходе с нормами (план-факт), сопоставлять их с информацией от процессинговых центров и показателями работы ТС, полученными из системы спутникового контроля (пробег, маршрут, посещение геозон, иные параметры).

В автоматическом режиме вносить в путевой лист топливо, которое остаётся после смены.

Контролировать сотрудников и вести учёт объёма выполненных работ.

Таким образом, за счёт интеграции управленческих программ со спутниковым мониторингом, бухгалтерия получает наиболее эффективный способ учёта и списания ГСМ. А сама компания добивается прозрачной работы автопарка, экономии средств, улучшения дисциплины и повышения качества труда.

При условии, что выработаны конкретные организационные меры и строго соблюдается учётная политика. Об этом подробнее рассказывает наш партнер из Нового Уренгоя, генеральный директор «Альфа-Ком» Павел Баранов.

Компания занимается комплексной 1С-автоматизацией предприятий, в частности, автотранспортных. Среди крупнейших заказчиков – службы ЖКХ Нового Уренгоя.

Клиенты компании из числа владельцев автопарков используют в работе систему спутникового мониторинга «АвтоГРАФ» и отраслевые решения на базе 1С.

Это «1С-Рарус: Автохозяйство» и отдельные конфигурации, созданные специалистами “Альфа – Ком” под заказ.

Очень часто заказчики прямо заявляют, что им нужны решения, которые будут делать всё необходимое только при нажатии одной-двух кнопок. То есть по формуле «установил и забыл». Однако в данном случае такой подход не сработает. Надо понимать, что любая техническая система не может полностью исключить человеческий фактор. Также как автоматизация не отменяет документооборот – в нашем случае мы говорим о путевых листах.Каждый, кто использует системы спутникового мониторинга, знает, что неизбежно придется столкнуться с расхождениями. Например, когда одометр показывает один пробег, а ГЛОНАСС выдаёт показатели ниже. Или же когда объем топлива по заправочным документам не совпадает с фактическими данными из спутниковой системы. С этими нестыковками, так или иначе, нужно работать. Сравнивать, выяснять, расследовать, принимать административные решения.Поэтому руководству нужно изначально определиться, как нормировать ГСМ и вести учёт, какие показатели брать за основу, кто этим будет заниматься и что грозит нарушителям. Всё это должно быть оформлено в виде приказов и донесено до коллектива.При правильном подходе интеграция программных продуктов, таких как 1С, с системами ГЛОНАСС/GPS-контроля позволяет значительно улучшать работу автотранспортных компаний. Но, опять же, нужно осознавать, что у программ для автоматизации – управленческая миссия, а спутниковые системы выполняют функцию контроля. И там, и там есть своя специфика, а при взаимодействии возможны разночтения. Поэтому для того, чтобы интегрированное решение приносило пользу автопарку, нужно заранее проработать все моменты и стратегию дальнейшей работы. В этом обязательно должна помогать компания, занимающаяся автоматизацией.

Павел Баранов, генеральный директор

компания “Альфа-Ком”

Источник: https://GlonassGps.com/ucet-rashoda-topliva-i-spisanie-gsm-v-avtoparkah

Учет ГСМ по данным системы спутникового слежения

Списание гсм по глонасс или по показаниям спидометра

“Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2012, N 2

О системах спутниковой навигации уже не раз рассказывалось на страницах нашего журнала .

Но вопросы у читателей все еще остаются, и один из них связан со списанием топлива, расход которого по показаниям аппаратуры меньше, чем обычный расход топлива, рассчитываемый по установленным организацией нормам.

Как быть в такой ситуации – списывать ГСМ по показаниям или по расчетным нормам? Ответить не так просто, как может показаться на первый взгляд. Что ж, попробуем разобраться.

Статьи Л.А. Козыревой “О перспективах развития автомобильной отрасли”, 2011, N 6, и Ю.А. Васильева “Оборудование ТС аппаратурой системы ГЛОНАСС”, 2011, N 3.

План и факт: в чем разница для учета?

Прежде всего напомним, что ГСМ относится к материально-производственным запасам, которые подлежат не только стоимостному учету, но и контролю по количеству. Постоянный контроль за всем (или почти за всем), что происходит в организации и влияет на финансовое состояние (результат ее деятельности), является одной из главных задач бухгалтерской службы.

При этом в учете фиксируются фактические данные, позволяющие сформировать достоверную информацию об имуществе и фактах хозяйственной деятельности.

Плановые же значения доходов (расходов) используются для составления бюджета и последующего сравнения с аналогичными фактическими показателями, чтобы по разницам выявлять перерасход или экономию, контролировать работу должностных лиц компании, имеющих дело с материальными ценностями.

Вернемся к ГСМ. В учете отражаются их приход, расход и остаток. Все эти показатели должны соответствовать тому, что есть на самом деле.

Однако достоверно определить фактические остатки и расход по топливу проблематично, это можно сделать лишь в отношении поступления топлива по документам на заправках, где указано количество ГСМ, фактически заправленных в бак автомобиля. Что касается дальнейшего движения топлива, здесь все сложнее.

Дело в том, что даже количество ГСМ в баке автомобиля замеряется с большим приближением: приборы показывают в основном долю (часть) наполненности бака и остаток даже на минимуме может варьироваться от 5 до 10 л (в зависимости от автомобиля). Водитель, очевидно, не будет измерять топливный бак линейкой.

Количество оставшегося топлива определяется “на глазок” по приборам или же расчетным методом исходя из того, сколько было залито в бак и сколько израсходовано в поездке. Первую составляющую, как сказано выше, можно точно определить, а расход топлива оценивается приближенно по приборам или расчетным путем.

Именно для последнего варианта нужны Нормы расхода ГСМ на автомобильном транспорте .

Утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Как следует из минтрансовского документа (который носит рекомендательный характер), норма списания ГСМ – это усредненная производная от фактического расхода, который меняется в зависимости от условий поездки (город, пробки, трасса, горная местность, карьер, зима, лето) и иных факторов.

По рекомендуемым Нормам в точности не установить, сколько ГСМ израсходовано на самом деле (даже в течение одной поездки условия могут меняться), поэтому во многих случаях в путевых листах отражают расход по норме, выведенной расчетно-опытным путем.

В основе расчета – базовые нормы для конкретных автомобилей и типов двигателей, включая вид топлива. С помощью различных надбавок и поправочных коэффициентов базовая норма доводится до эксплуатационного лимита, но даже эта максимально приближенная цифра не является точной.

Все нюансы работы автомобиля учесть в расчетах невозможно, поэтому расход топлива исходя из пробега автомобиля с учетом возможных поправок считается условно фактическим.

Спутниковая же система слежения, установленная на автомобили, фиксирует именно фактический расход топлива на основании данных, получаемых, если можно так выразиться, непосредственно от топливной системы.

И расход по каждому рейсу на самом деле разный – он зависит от совокупности всех перечисленных выше факторов, а также от степени изношенности автомобиля, качества отладки его механизмов, времени работы на холостом ходу и т.д. и т.п.

Поэтому не стоит удивляться, если показания установленного на авто оборудования контроля и слежения отличаются от данных, полученных расчетных путем исходя из пробега и минтрансовских Норм. Каким же результатам отдавать приоритет?

Очевидно, что бухгалтеру следует ориентироваться на фактические данные оборудования о расходе топлива, а не на условно фактические расчетные значения по нормам. Бухгалтерский учет – это реальная, а не плановая картина финансового состояния организации.

Однако сделанный вывод не означает, что бухгалтеры автопредприятий, где применяется спутниковая система контроля и слежения, могут игнорировать Нормы расхода.

Без них не обойтись, так как в отраслевой Инструкции по учету доходов и расходов на автомобильном транспорте сказано, что в составе материальных расходов учитываются затраты на топливо для автотранспортных средств в пределах Норм, утвержденных Минтрансом.

Сверхнормативные же расходы топлива, превышающие рассчитанные в соответствии с нормами значения, включаются в состав прочих расходов, не формирующих себестоимость оказываемых предприятием услуг. Ведь не всегда фактические расходы меньше планируемых, даже если ситуацию отслеживает контрольное устройство. На дороге всякое случается, фактические расходы по ГСМ могут превысить плановые, а значит, как и раньше, бухгалтеру автопредприятия для учета и налогообложения понадобятся и “факт”, и “план”.

Утверждена Приказом Минтранса России от 24.06.2003 N 153.

Как же списать топливо “по спутнику”?

В законодательстве нет четкого ответа, но бухгалтер может, руководствуясь вышеизложенной методологией, разработать собственный алгоритм действий. Автор предлагает один из вариантов подобного алгоритма для перевозчиков:

  • определить фактический расход топлива по показаниям системы контроля и слежения за работой автотранспорта организации;
  • рассчитать плановый расход ГСМ исходя из данных заполненных водителями путевых листов и Методических рекомендаций Минтранса (Приложение к Распоряжению от 14.03.2008 N АМ-23-р);
  • сравнить полученные значения. Если по факту израсходовано меньше, чем по плану, то расход топлива по данным системы контроля и слежения (факт) полностью учесть в составе материальных расходов, связанных с оказанием автотранспортных услуг;
  • если по факту ГСМ израсходовано больше, чем по расчетам согласно нормативам, то нужно выяснить причину, по которой допущен перерасход. Если это случилось по вине водителя, перерасход можно списать на его счет, удержав из зарплаты соответствующую сумму. Если же причины объективны и водитель не виноват, то перерасход топлива относится на прочие расходы, не включаемые в себестоимость услуг, но уменьшающие общий финансовый результат деятельности компании.

Безусловно, алгоритм достаточно простой. Читатель может его дополнить или разработать свой с учетом специфики деятельности и используемой системы контроля и слежения.

Пример. На легковые автомобили предприятия, использующиеся в перевозках пассажиров (такси), установлено оборудование спутниковой системы контроля и слежения. Для упрощения возьмем один автомобиль (ГАЗ-31105) и просчитаем его расход за смену. Как следует из путевого листа, водитель проехал 200 км, из них 150 км – по городу, 50 км – по области.

Автомобиль эксплуатировался в зимнее время. Приказами руководителя предприятия утверждены: базовая норма расхода топлива – 11,5 л/100 км; надбавка за эксплуатацию ТС в зимнее время – 15%; надбавка за эксплуатацию ТС в городе с численностью населения 1,5 млн чел. – 10%. По показаниям системы контроля и слежения расход топлива за смену легкового автомобиля равен 26,47 л.

Водитель залил 30 л.

Определим плановый (нормативный) расход топлива, он составит:

  • по городу – 21,56 л (0,01 x 11,5 л x 150 км x (1 + 0,01 x 25));
  • за городом – 6,61 л (0,01 x 11,5 л x 50 км x (1 + 0,01 x 15)).

Таким образом, всего за смену нормативный расход топлива составил 28,17 л. Фактический расход топлива выше, перерасход равен 1,7 л. Из показаний водителя следует, что он попал в пробку, что подтверждают показания системы контроля и слежения.

Данный фактор был учтен бухгалтером, но лишь частично, так как на самом деле размера надбавки за эксплуатацию в городе “не хватило” для того, чтобы объективно оценить реальный расход.

Найденная причина перерасхода топлива является объективной и подтверждается показаниями оборудования, установленного на авто в составе системы спутникового слежения.

Поэтому сверхнормативный расход отражается в составе прочих расходов предприятия, при этом для целей налогообложения перерасход может быть учтен в составе материальных затрат как экономически оправданный и документально подтвержденный.

Допустим, что по средней себестоимости цена топлива составляет 25 руб. за литр. Тогда в учете по плану будет списано бензина на сумму 704 руб. 25 коп. (28,17 л x 25 руб/л). Сверхнормативное списание составит 43 руб. (1,7 л x 25 руб/л). При этом нужно отразить в учете и покупку бензина, стоимость которого составит 750 руб. (30 л x 25 руб/л).

В бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки:

операции Дебет Кредит Сумма, руб.
Расчеты по транспортным услугам
Авансированы предстоящие расходы 71, 60 50, 51 750
Куплено и залито в бак автомобиля топливо 10 71, 60 750
Списаны ГСМ по установленным нормам 20 10 704
Списаны ГСМ, израсходованные сверх норм 91 10 43

Скажем несколько слов о налогообложении. При расчете налога на прибыль нет четкого указания о том, что сверхнормативный расход топлива необходимо исключить из налоговой базы. Более того, в гл. 25 НК РФ нет ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль организаций.

В то же время расходы должны быть обоснованными, то есть производиться для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В ситуации, описанной в примере, бухгалтер вправе учесть затраты в полном объеме, обосновав и подтвердив их объяснениями водителя, показаниями приборов системы слежения и собственными расчетами и заметками.

В таком случае не возникнет разницы между финансовым результатом в бухучете, включающим как основные, так и прочие операции, и базой для исчисления налога на прибыль, что избавит бухгалтера от применения ПБУ 18/02.

Но если перерасход не оправдан (например, несогласованное изменение маршрута) или читатель сомневается в том, что сможет отстоять перед налоговиками перерасход, допущенный по вине водителей, то при расчете налога на прибыль нужно учесть только оправданный расход ГСМ по нормам.

Практические рекомендации по организации документооборота

С внедрением и установкой на автомобили системы слежения и контроля бухгалтеру следует дополнить организационно-распорядительные документы. При этом, по мнению автора, отменять ранее действующие нормы расхода не следует, так как они продолжают использоваться во исполнение требований отраслевой Инструкции по учету доходов и расходов на автомобильном транспорте.

Можно, конечно, “пойти ва-банк” и утвердить новые нормы, ориентируясь на информацию системы спутникового контроля и слежения за транспортными средствами. Однако нет уверенности в том, что плановый расход рассматриваемой системы будет базироваться на минтрансовских Нормах, которые для автотранспортных предприятий обязательны.

Кроме того, проверить плановые данные такой системы крайне сложно, поскольку на это влияют очень многие факторы, которые учесть и включить в расчет “на бумаге” далеко не всегда удастся.

Бухгалтеру пока все же лучше проверять расход топлива “по старинке”, основываясь на данных путевых листов автомобилей и используя утвержденные на предприятии нормы и поправочные коэффициенты, учитывающие специфику работы ТС.

Что касается фактических данных о расходе топлива, здесь можно довериться системе слежения, лишь периодически проверяя ее работу путем сверки сведений об остатках топлива в баках транспортных средств с фактическим его наличием.

На момент введения подобной системы в эксплуатацию целесообразно издать приказ о том, что ее данные являются фактическими показателями работы автотранспорта, которые используются при списании топлива в совокупности с применяемыми плановыми нормами расхода автотранспорта. В таком случае применение системы слежения будет официально закреплено и бухгалтер сможет “легально” использовать получаемую информацию о работе автомобилей. Останется только правильно обработать эту информацию и сделать выводы, в чем, надеемся, читателю помогут приведенные в статье рекомендации.

Л.Г.Лукинова

Эксперт журнала

“Транспортные услуги:

бухгалтерский учет

и налогообложение”

Источник: https://WiseEconomist.ru/poleznoe/79826-uchet-dannym-sistemy-sputnikovogo-slezheniya

Контроль топлива

Списание гсм по глонасс или по показаниям спидометра

Установка системы спутникового мониторинга транспорта совместно с датчиком уровня топлива позволит контролировать не только местоположение ТС, но и вести точный учет расхода топлива.

С системой  скаут вы получаете:

  • Контроль заправок и сливов топлива
  • Высокая точность показаний
  • Идентификация водителей и заправок
  • Сравнение данных с отчетами по топливным картам в автоматическом режиме
  • Снижение расходов на ГСМ до 30%
  • Гарантия на оборудование 5 лет

Посмотрите как это работает на примере отчета по заправкам и сливам:

Если речь идет о топливозаправщике, система покажет, каков был объем прихода в цистерну, а также, сколько топлива, где и в какое время было слито через раздаточный пистолет. Данная система полностью исключает несанкционированные сливы топлива и возможность хищения ГСМ, персонифицирует заправки, сокращает расходы организации на топливо.

Расход топлива на предприятии

Одной из главных проблем автотранспортных предприятий с грузовым автопарком является неэффектиный расход топлива. Грузовики, самосвалы, спецтехника, сельхозтехника – все эти виды транспорта являются объектом махинаций с топливом со стороны водителей и других сотрудников.

Мы предлагаем исключить риски воровства и взять под контроль топливо с помощью системы ГЛОНАСС мониторинга транспорта СКАУТ, которая позволит вам:

  • контролировать заправки топлива;
  • исключить сливы топлива и заправки “мимо” бака (на лево);
  • знать реальный расход топлива и выявлять автомобили с повышенным расходом;
  • исключать махинации с путевыми листами.

Результат установки ГЛОНАСС с контролем топлива

После внедрения системы спутникового мониторинга транспорта с учетом топлива результат не заставит себя ждать. С использованием ГЛОНАСС с контролем топлива вы получите:

Уменьшение топливных расходов на 10-40% за счет исключения сливов\недоливов топлива, в зависимости от вида техники и масштабов воровства топлива до внедрения системы мониторинга.

Снижение пробега автомобилей на 10-40% за счет взятия под контроль местоположения автомобилей и исключения левых рейсов, а так же улучшения логистики

Уменьшение расходов на содержание автопарка  до 30% за счет снижения амортизации, сокращения расходов на ГСМ и увеличения дисциплины водителей после внедрения ГЛОНАСС

Применение ГЛОНАСС с контролем топлива и отчеты

Пользователь получает возможность работы с ПО СКАУТ-Платформа, работать с удобными отчетами для получения аналитических данных и итоговых результатов работы техники.

В СКАУТ-Платформе так же можно автоматизировать формирование нужных отчетов, настроить получателей и все интересующие отчеты с заданной периодичностью будут приходить на электронную почту тому или иному получателю.

Например в бухгалтерию, где важны именно итоговые табличные данные, можно настроить получение отчетов каждый понедельник за всю предыдущую неделю, месяц или день.

Заправки и сливы топлива

Индивидуальный отчет “Заправки и сливы топлива” предназначен для контроля за расходом топлива конкретного транспортного средства. Подробные данные о заправках и сливах, объеме и месте. Так же в отчете удобный график уровня топлива в баках для анализа расхода.

Движение и стоянки с топливом

Универсальный удобный отчет который позволяет контролировать как маршрут ТС, соблюдение графиков, так и информацию о топливе автомобиля на определенных участках. В этом отчете доступна информация о заправках автомобиля, реальном расходе топлива, пробеге.

Групповой отчет о заправках и сливах автопарка

Отчет для просмотра итоговых данных по нескольким автомобилям, особенно удобен для компаний с большим числом автомобилей. Этот отчет содержит в себе все данные, нужные для анализа и контроля топлива на ТС.

Объем топлива на начало и конец периода, расход топлива, пробег, количество и объем заправок и сливов, расход топлива на холостом ходу, в движении и так далее и все это в сравнении с нормами расхода.

Так же диспетчер может единожды для каждой техники вести нормы расхода топлива и по отчету “Заправки и сливы групповой” анализировать работу техники. Например, если реальный расход топлива значительно больше нормированного – то есть подозрение на сливы топлива через “обратку”.

Если например время работы на холостом ходу слишком большое и не свойственно данной технике – значит встает вопрос о неэффективном простое техники.

Принцип работы системы учета топлива

На ваши автомобили устанавливается оборудование для мониторинга транспорта. Для контроля топлива устанавливается модуль спутникового мониторинга и датчик уровня топлива (ДУТ). Информация с ДУТ поступает на модуль мониторинга, который обрабатывает, фильтрует и отправляет данные по топливу на сервер.

Информация от модулей поступает на сервер в ПО “СКАУТ-Платформа”, где обрабатывается и хранится. Срок хранения не ограничен, все данные резервируются и находятся в полной безопасности.

Диспетчер, клиент, бухгалтер – с помощью удобного ПО пользуются системой СКАУТ, анализируют, обрабатывают данные системы мониторинга с помощью удобных отчетов “Заправки и сливы топлива”, “Движение и стоянки с топливом”, “Заправки и сливы топлива Групповой”

Возможностью контроля топлива пользуются следующие отрасли:

  • Строительные компании
  • Логистические и транспортные компании
  • АПК и КФХ
  • Коммунальные службы
  • Горнодобывающий комплекс
  • Владельцы спецтехники

Так же помимо стандартных возможностей системы ГЛОНАСС и возможности контроля топлива, владельцы различных отраслей используют и другие решения нашей компании.

Например в агропромышленном комплексе используется решение “Контроль сельхозтехники” для расчета площади обработанных полей, на спецтехнике используются решения для учета работы и подсчета моточасов, например решение “Контроль экскаваторов” и прочие.

Источник: http://www.sm-smart.ru/vozmozhnosti/kontrol-topliva

Учет пробега автомобиля: по спидометру или системе GPS навигации?

Списание гсм по глонасс или по показаниям спидометра

Ситуация

Директор организации издал приказ о том, чтобы бухгалтерия для целей бухгалтерского и налогового учета списания автомобильного топлива в расчет принимала показания систем GPS-навигации.

Вправе ли бухгалтерия принимать в расчет километраж, указанный системой GPS-навигации?

Сразу следует сказать, что:

• списание топлива необходимо вести по фактическому расходу;

• для контроля за количеством израсходованного топлива учет пробега автомобиля необходимо вести по спидометру.

Обоснуем данный ответ.

Списание топлива производится на основании первичного учетного документа

Подпунктом 1.1 п.1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» установлено, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Путевой лист предназначен для накопления и систематизации информации о показателях работы автомобиля и водителей, для осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности.

Путевой лист является также первичным учетным документом для списания топлива и контроля за количеством израсходованного топлива.

Инструкция о порядке оформления транспортных документов утверждена постановлением Минфина РБ от 26.11.2010 № 138.

Согласно п.4 названной Инструкции путевой лист должен содержать следующие сведения:

• период действия путевого листа;

• наименование (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) перевозчика);

• марку и регистрационный знак автомобиля;

• данные о водителе;

• отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;

• отметки о техническом состоянии автомобиля;

данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля;

данные о движении топливно-смазочных материалов;

• отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;

• штамп (печать) перевозчика;

• иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевой лист.

Справочно

Спидометр – это техническое средство, устанавливаемое на механическое транспортное средство и предназначенное для непрерывного измерения и показания водителю пройденного расстояния и мгновенной скорости движения механического транспортного средства. Такое определение приведено в п.3 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 1745-2007 «Спидометры автомобильные. Требования к эксплуатации и пломбированию», утвержденного и введенного в действие постановлением Госстандарта РБ от 12.04.2007 № 23.

Графа путевого листа «Показания спидометра» используется для определения и фиксации пробега автомобиля и контроля за списанием топлива. При этом графы путевого листа, в которых отражаются показания спидометра, обязательны для заполнения.

Следовательно, отсутствие показателей спидометра или указание иных данных и (или) иной системы учета в первичном учетном документе, которым является путевой лист, свидетельствует об отсутствии учета пробега автомобиля для списания израсходованных горюче-смазочных материалов, вследствие чего их списание на себестоимость неправомерно.

Списание топлива в состав затрат производится в пределах установленных норм

Списание топлива следует производить не по установленным нормам, а по фактическому его расходу.

При этом расход топлива в пределах установленных норм расхода списывается на себестоимость и включается в состав затрат по производству и реализации, учитываемых при налогообложении прибыли, а фактический расход топлива, превышающий расход, рассчитанный по установленным нормам, – списывается за счет виновных лиц либо за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

Фактический расход топлива устанавливается путем ведения учета отпуска (заправки) топлива и проведения систематических замеров остатков топлива в баках. Данные о наличии топлива в баках ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков.

Справочно

Порядок учета горюче-смазочных материалов регулируется Инструкцией по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133.

Контроль за обоснованностью расхода топлива производится исходя из пробега автомобилей согласно путевым листам и установленным в организации нормам расхода топлива.

При установлении норм расхода топлива следует руководствоваться Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 31.12.2008 № 141 (далее – Инструкция № 141).

При установлении норм расхода топлива используются линейные нормы расхода, утвержденные постановлениями Министерства транспорта и коммуникаций РБ для соответствующего вида автомобильной техники.

Нормы расхода топлива, рассчитанные в соответствии с Инструкцией № 141, предназначены для использования при учете и контроле расходования топлива механическими транспортными средствами, машинами, механизмами и оборудованием, эксплуатируемыми организациями и индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными на территории Республики Беларусь.

Для автомобилей, работающих на бензине, дизельном топливе или сжиженном углеводородном газе, линейные нормы расхода топлива установлены в литрах на 100 км пробега (л/100 км).

Следовательно, норма расхода топлива также устанавливается для пробега автомобиля, рассчитываемого исходя из показаний спидометра.

Налоговый учет расходов на топливо

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п.1 ст.130 Налогового кодекса РБ).

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяются на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета).

Следовательно, стоимость автомобильного топлива, израсходованного при эксплуатации автомобилей при производстве и реализации товаров (работ, услуг), отраженная в бухгалтерском учете, включается в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.

Вместе с тем при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке (подп.1.7 п.1 ст.131 Налогового кодекса РБ). Установленное требование распространяется в т.ч. на топливо для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования.

Аналогичная позиция изложена в письме МНС РБ от 27.03.2012 № 2-2-23/637 «О некоторых вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль».

Таким образом, отсутствие норм расхода топлива или их утверждение в нарушение порядка, установленного Инструкцией № 141, а также недостоверный учет пробега автомобиля могут рассматриваться контролирующими органами как отсутствие надлежащего порядка учета израсходованных горюче-смазочных материалов для целей налогового учета. Как следствие, делается вывод о неправомерном включении расходов на автомобильное топливо в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.

Татьяна Сукристик, аудитор

Источник: https://auto-cargo.com/article/38-praktika/94-uchet-probega-auto-po-gps.html

Кабинет Адвоката
Добавить комментарий