Приказ о переводе задним числом

Почему документы, оформленные задним числом, – это опасно?

Приказ о переводе задним числом

Для всех документов дата – это особый реквизит, который обеспечивает его юридическую силу. В связи с этим в зависимости от типа и назначения документа могут менять требования к оформлению и назначению даты на нем. Именно поэтому важно знать, как и для чего в документах прописываются даты, а также чем может грозить их своевольное изменение. Но обо всем по порядку.

Правила оформления документов

В любом делопроизводстве документы имеют ключевое значение. Каждый из них проходит несколько этапов – от заполнения до занесения в архив.

Когда в организации ведется учет большого количества документов, тогда возникает необходимость составления реестра. Каждый документ будет учтен и отображен в этом перечне.

Сотрудники организации всегда смогут найти его и использовать в дальнейшей работе.

Ведение реестра определяют законы РФ «О порядке ведения реестра документов для ООО» и «О реестре». В них описаны какие типы документов должны быть внесены в реестр компании, а также формы их оформления и хранения.

Реестр значительно упрощает работу со всеми документами организации, как входящими, так и исходящими. Он включает в себя описание документов, которое позволяет сотруднику найти нужный из них, а также информацию о том, что в нем собственно находится. Эти данные помогут определить кому и когда был выдан документ.

Таким образом, можно выделить основные задачи ведения реестра:

  • Помощь в работе и быстрый поиск необходимого для работы документа;
  • Учет и хранение всей имеющейся документации;
  • Выдача по требованию.

Для быстрого поиска записи в реестре ведутся в хронологическом порядке. Если его оформлением и учетом в различные периоды времени занимались разные люди, то в последней графе должно быть указано, кем была внесена последняя запись.

Реестр подразумевает проверку документов, которые подлежат учету. Каждому присваивается индивидуальный регистрационный номер, а также туда вносится подробная информация о сотрудниках, которые когда-либо занимались этим документом. Прежде чем вносить конкретный документ в реестр его необходимо проверить и определить не содержится ли в нем нарушения.

Сегодня ведением реестра занимаются, как начинающие предприниматели, так и крупные именитые организации. Это связано с его главным преимуществом – поиск нужного документа занимает считанные минуты.

Корректно оформленный реестр позволяет в максимально сжатые сроки отправить уведомление, найти необходимый документ для работы или для отчетности (в случае требования налоговой инспекции). Это выводит работу компании на новый уровень.

  Если всё же организация не ведет реестр, то этот факт никак не будет отмечен законодательными органами. Отсутствие реестра не влечет штрафа или другого рода наказаний. Это больше необходимо самой компании.

За многие годы работы может накопиться большое количество документов, а если сотрудник подразделения по надзору потребует один из них и не получит его, тогда у предпринимателя могут возникнуть большие проблемы.

Причины, по которым документы оформляются задним числом

Сперва необходимо отметить, что достаточно часто можно столкнуться с понятием «оформить/подписать задним числом». Но что это значит для самого процесса документооборота и каким образом влияет на лиц, работающих с ними.

В целом, можно смело заключить, что документ, оформленный задним числом, является поддельным. Для лица, использовавшего такой документ, может наступить административная или уголовная ответственность. Первая регламентируется ст. 19.23 кодекса РФ об административных правонарушениях, вторая – ст. 327 УК РФ.

Ответственность наступает только за подделку документов, которые удостоверяют личность или подтверждают права. Например, если при трудоустройстве работник предоставил поддельные документы, руководитель компании должен поставить в известность органы внутренних дел о выявленном нарушении.

Также контролирующие органы могут выявить факт нарушения с документами, которые содержат перечень структурных подразделений, наименование должностей, информацию о количестве сотрудников.

Дата документа, вступающего в силу, должна соответствовать дате приказа.  

Если же документ, оформленный задним числом, не является подделкой именно официального документа, тогда работодатель – невиновное лицо. Этим пользуются недобросовестные руководители, которые поручают «переделку» различного рода документов специалистам кадровой службы или же бухгалтерам.

Важно понимать, что за кадровые документы, оформленные задним числом, ни административная, ни уголовная ответственность не предусмотрена. Однако такого рода документ легко оспаривается судом с помощью экспертизы.

Например, налоговая проверка может не признать документ с измененной датой или фальсифицированной подписью. Это приведет к тому, что указанные расходы на оплату труда будут аннулированы, так как все издержки компании должны быть подтверждены документально.

В любом случае документ, подписанный задним числом, определяет его в разряд подложных. Ведь указанная дата не соответствует реальной и не подтверждает установленные договоренности сторон.

Статья 186 гражданско-процессуального кодекса РФ предусматривает назначение экспертизы в случае возникновения подозрений в отношении достоверности представленных фактов.  В этом случае назначается судебно-техническая экспертиза, которая определяет дату составления документа.

Она проводит исследование чернил, оттиска печати. В результате анализа эксперт определяет соответствие указанной даты реальной.

Уголовная ответственность за оформление документов задним числом

Как было сказано выше, уголовная ответственность определяется статьей 327 уголовного кодекса РФ. Сюда входит подделка официальных документов, которые предоставляют права или освобождают от обязанностей, с целью использования или сбыта. Уголовная ответственность наступает не только за подделку документов, но и наград, а также штампов, печатей и бланков.

Наказания за эти преступления:

  • Лишение свободы сроком до 2-х лет;
  • Принудительные работы сроком до 2-х лет;
  • Арест сроком до полугода.

За использование поддельных документов предусмотрен:

  • Штраф до 80 000 рублей или размер месячной зарплаты;
  • Штраф равный доходу за полгода работы;
  • Принудительные работы сроком до 480 часов;
  • Исправительные работы на срок до 2-х лет;
  • Арест сроком до полугода.

Опасность преступления заключается в том, что документ предоставляет определенные права или освобождает от конкретных обязанностей.

В связи с этим если при трудоустройстве человека выявлена поддельная трудовая книжка или иной документ (аттестат, диплом), работодатель должен известить контролирующие органы о выявленном нарушении.

Работа должностного лица определяется либо Должностной Инструкцией, либо напрямую законом. Так, личная заинтересованность сотрудника может привести к так называемому служебному подлогу. Данное преступление регламентируется статьей 292 УК РФ.

Например, в зачетную книжку были внесены ложные сведения (преподаватель получил взятку) или в отчетный реестр добавлены сведения о несуществующих расходах (бухгалтер присваивает себе денежные средства), трудоустроен родственник директора, не имеющий должного образования и другое. Здесь представлены примеры сотрудников, имеющих личную заинтересованность.

За такое преступление предусмотрено наказание до 4-х лет лишения свободы, а также исключение возможности занимать определенные должности.

Почему нельзя оформлять документы об образовании задним числом

Для лучшего понимания принципов работы с документами и их датированием остановимся на конкретном случае документов с измененной датой. Рассмотрим в качестве примера документы об образовании, подписанные задним числом.

Как было указано выше, такой документ будет относиться к разряду подложных, поскольку проставленная дата не соответствует действительной. Это говорит о том, что договоренности сторон не подтверждены документально. Такой документ легко оспорит судебно-техническая экспертиза и признает его недействительным.

Организация, которая выдает такого рода документы и сертификаты является мошеннической.

Сегодня работодатель предъявляет высокие требования к потенциальным работникам. Для того, чтобы им соответствовать люди получают среднее, высшее образование, проходят курсы повышения квалификации, профессиональной переподготовки.

Предоставление диплома, сертификата, подписанного задним числом (иначе подложного документа) может стать основанием для прекращения трудового договора по инициативе работодателя.

Например, если при вступлении в должность, документ был принят, то при проверке органами надзора его могут отправить на дополнительную экспертизу. 

Также если организация выдает документ, подписанный задним числом, значит на данный момент она может быть лишена лицензии. Необходимо всегда проверять актуальность лицензии, это можно сделать на сайте Рособрнадзора. В случае проверки диплом, сертификат, удостоверение, выданные учреждением без лицензии, будут считаться фальшивым.

В настоящее время проверки выявляют большое число поддельных документов в системе дополнительного профессионального образования. Как правильно выбрать центр?

Человек в поиске дистанционных образовательных курсов легко может попасться на уловки мошенников. Как обезопасить себя от этого?

В первую очередь необходимо обратить внимание на стоимость курса. Если повышение квалификации стоит не больше 2000 рублей, а переподготовка около 15000, вас скорее всего хотят обмануть.

Значит, придется дополнительно оплачивать зачеты, пересдачи, бланки, справки и т.д. Также некоторые документы об образовании просто бесполезны без выписок, сертификатов, удостоверений.

А чтобы все это получить, организация-мошенник заставит вас заплатить и за это.

Во вторую очередь, необходимо изучить всю представленную документацию об организации: ИНН, ОГРН, наличие лицензии, почтовый адрес, реквизиты и др. Обязательным пунктом является изучение договора. Мошенники часто указывают, что они оказывают «посреднические услуги», «услуга по предоставлению доступа к базе знаний» и др.

Человек узнает о дополнительной оплате после разговора с сотрудником учреждения, поскольку о ней могли в договоре и не сказать. Поэтому прежде чем подписывать документ, необходимо все тщательно проверить, связаться с сотрудниками и уточнить все нюансы.

Еще один важный момент – условия расторжения договора. Слушатель, который отказывается дополнительно за что-то заплатить (тест, зачет и др.), может остаться и без денег, и без документа об образовании.

На что еще следует обратить внимание?

  • Необходимо проверить учебный план. Перед тем, как заключать договор с организацией, нужно проверить из чего собственно состоит курс. Данный документ должен быть утвержден и заверен печатью.
  • Отсутствие демодоступа к учебно-методическим материалам. Мошенники могут просто продавать доступ к базе знаний, а тесты и аттестацию придется оплачивать отдельно. Если организация не может предоставить ознакомительный доступ к образовательному порталу, это должно вас насторожить.

Как выбрать центр дополнительного профессионального образования (ДПО)?

Для начала отметим плюсы негосударственных образовательных учреждений:

  • Диплом организации ДПО такой, же как у ВУЗа – установленного образца. Иными словами, как и любой государственный ВУЗ, центр самостоятельно определяет образец диплома;
  • Большой выбор программ;
  • Возможность пройти обучение дистанционно. Не нужно оплачивать дорогу и проживание. Нет необходимости оформлять командировку, отпуск;
  • Всесторонняя поддержка центра в процессе ознакомления с условиями оказаниями образовательных услуг, а также во время обучения (телефон горячей линии, помощь куратора).

Чтобы выбрать центр обучения нужно:

  • Проверить лицензию организации на сайте Рособрнадзора. Достаточно ввести в поле «регистрационный номер» указанный номер лицензии учреждения на сайте;

  • Проверить учебную программу и количество учебных часов. Для повышения квалификации – минимум 16 часов, для профессиональной переподготовки – 250 часов. Если в дипломе цифры будут меньше указанных, документ будет считаться недействительным;
  • Изучите историю центра: с какого года осуществляет деятельность, данные почтового адреса, индекса, ОГРН и ИНН и др.;
  • Узнайте обо всех доплатах сразу, еще до подписания договора. Осуществление самой оплаты происходит только после заключения договора, не раньше;
  • Проверьте доступность сотрудников. Позвоните по указанным телефонам, напишите в чат, на почту, проверьте социальные сети организации. Задайте все интересующие вас вопросы, оцените скорость и качество реакции специалистов ДПО.

Проверьте каждый центр, который выдает вам поисковая система, по этим пунктам. Только в этом случае вы легко сможете выбрать учреждение, которое предоставит вам качественное образование и диплом, сертификат установленного образца.

Почему стоит выбрать АНО ДПО «СНТА»:

  1. Академия имеет лицензию № 034268 на оказание образовательных услуг с 2013 года;
  2. Сайт компании зарегистрирован с 2012 года;
  3. Академия имеет банковский счет;
  4. Оплата курса осуществляется 1 раз, без доп.оплаты;
  5. Учебный план академии разработан в соответствии с требованиями ФГОСОв и профстандартов, а также текущих законодательных норм;
  6. Академия предоставляет слушателям всю необходимую информацию о процессе обучения, а также предлагает желающим лично посетить организацию;
  7. СНТА оказывает круглосуточную техническую поддержку своим слушателям.

Источник: https://www.snta.ru/press-center/pochemu-dokumenty-oformlennye-zadnim-chislom-eto-opasno/

Перевод сотрудника на другую работу

Приказ о переводе задним числом

Трудовой договор предполагает, что работник трудится на одном и том же рабочем месте и на постоянной должности. Однако нередки случаи, когда сотрудники меняют свои рабочие места и должности на другие у прежнего работодателя. Чтобы у вас не возникло проблем с внутренним переводом работников, прочтите данную статью.

Статья 72.

1 Трудового кодекса гласит, что перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Важно помнить, что перевод на другую работу осуществляется только с письменного согласия сотрудника.

Не следует путать перевод с перемещением. При перемещении у работника меняется только рабочее место. Причем, если перемещение производится из одного структурного подразделения в другое, новое рабочее место должно располагаться в той же местности. Что же касается трудовых функций, то они остаются прежними. Согласия сотрудника на перемещение не требуется.

Если инициативу проявляет работник

Работник сам может попросить работодателя перевести его на новую должность. Работодатель имеет право ему отказать без объяснения причин.

Если же разногласий не возникнет, то на фирме составляется приказ по форме № Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Затем работодатель и работник подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору, и сотрудник может спокойно приступить к новым обязанностям.

Иногда работодатель не вправе отказать работнику в переводе. Беременная женщина, сталкивающаяся на работе с опасными производственными факторами, может попросить перевести ее на другую работу, и руководитель обязан выполнить ее просьбу (ст. 254 ТК РФ). Сотруднице при этом следует представить медицинское заключение.

Если работодатель не может сразу предоставить беременной сотруднице новое место, то он обязан сохранить за ней средний заработок во время пропущенной работы. Зарплата на новом месте не должна быть ниже старой.

Аналогичное правило действует в отношении женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет.

Обратите внимание

Если сотрудник переводится с совместительства на основную работу, то его необходимо сначала уволить, а затем заново принять на работу. Иных путей, к сожалению, законодательство не предусматривает.

Существует случай перевода, который не внушит работникам особого оптимизма. Речь идет о переводе с работы по совместительству на основную работу. Специальных положений, регламентирующих данную процедуру, не введено.

Поэтому действовать работодателю приходится не самым удобным способом: увольнять работника и тут же заново принимать его на работу. Казалось бы, ничего страшного в этом нет, однако работник теряет непрерывный трудовой стаж в одной и той же организации.

И работодатель вправе отказать ему в отпуске в течение первого полугодия после заключения нового трудового договора.

Повышение и понижение в должности

Плох тот сотрудник, который не мечтает быть начальником, и иногда желания претворяются в реальность. Повышение в должности — это перевод, который оформляется дополнительным соглашением. Проблем здесь возникнуть не должно, так как работник охотно подпишет соглашение с работодателем.

Другое дело, если ступеньки карьерной лестницы ведут вниз. Понизить в должности работника можно только с его согласия. Однако мало кто согласится просто так делать шаг назад в карьере (особенно если это сопряжено с понижением зарплаты). Так что начальству придется предъявить основания для понижения сотрудника в должности.

Самый распространенный вариант — аттестация. Если работник не проходит аттестацию и отказывается занимать более низкую должность, то трудовой договор с ним можно расторгнуть из-за недостаточной квалификации (п. 3 ст. 81 ТК РФ). Однако часто работодатель позволяет сотруднику написать заявление на увольнение по собственному желанию, чтобы в трудовой книжке не было негативных записей.

Важно

Для аттестации работников их согласия не требуется. Однако если в аттестационной комиссии нет представителя профсоюза, то по итогам испытания сотрудника нельзя ни уволить, ни понизить в должности.

Чтобы избежать споров с понижаемым сотрудником, аттестацию следует проводить грамотно. Между тем четкого порядка аттестации работников для коммерческих организаций не введено. Поэтому дадим несколько советов.

На фирме необходимо составить порядок проведения аттестации. Чем детальнее он будет прописан, тем лучше. Также желательно ознакомить всех сотрудников под роспись с таким внутренним документом.

Помните, что при проведении аттестации в состав аттестационной комиссии должен входить представитель выборного органа соответствующей первичной профсоюзной организации (ст. 82 ТК РФ). Без члена профсоюза аттестацию провести можно, вот только по ее итогам ни уволить, ни понизить в должности никого нельзя.

Кроме того, если на одной и той же должности работает несколько человек, то надо аттестовывать их всех. Выбирать «любимчиков» (вернее, «нелюбимчиков») для аттестации среди выполняющих одинаковую работу нельзя.

Также следует позаботиться о равных условиях и формах аттестации.

Нельзя, например, одному менеджеру дать письменное задание, а его коллеге на такой же должности предложить проаттестироваться с глазу на глаз с начальником.

Временный перевод и его окончание

Если перевод носит временный характер и не обусловлен чрезвычайными происшествиями, то его продолжительность не может превышать одного года (ст. 72.2 ТК РФ). Исключением является случай, когда работник замещает временно отсутствующего коллегу.

При беременности, уходе за ребенком или особо продолжительной болезни срок перевода может составлять больше года. Так что работник должен быть осведомлен, что точная дата окончания перевода неизвестна.

Женщина может выйти из отпуска по материнству в любое время, болезнь может оказаться слишком серьезной и т. д.

В данном случае в соглашении следует сделать примерно следующую запись: «Работа на такой-то должности продолжается до даты выхода такого-то сотрудника на работу».

Временный перевод может превратиться в постоянный. Такое возможно, если сотрудник не потребовал возвращения на прежнюю должность, а работодатель не заставил его приступить к прежним обязанностям.

И если изначально временная работа стала постоянной, то для возврата на прежнее место требуется согласие работника или работодателя (в зависимости от того, кто предложит обратный перевод), как если бы никакого перевода и не было.

«Форс-мажорный» перевод

Как мы уже отмечали, перевод на другую работу осуществляется только с письменного согласия сотрудника. Однако при так называемом «форс-мажорном» переводе согласия не требуется.

Если произошла крупная природная или техногенная авария или иные серьезные бедствия, то сотрудника можно принудительно перевести на работу по устранению негативных последствий катастрофы (ст. 72.2 ТК РФ). Продолжительность перевода не должна превышать одного месяца.

Также на аналогичный срок можно перевести работника во время простоя, необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника, если данные ситуации вызваны чрезвычайными обстоятельствами. Причем если на новом месте требуется более низкая квалификация, то работнику дается право выбора: соглашаться на перевод или нет. Оплата труда полагается не ниже, чем средний заработок на прежней должности.

Работник вправе отказаться от перевода, только если на новом месте его подстерегает опасность для жизни или здоровья из-за нарушения требований охраны труда. А при чрезвычайных ситуациях такое вполне возможно.

Если простой вызван не чрезвычайными обстоятельствами, то для перевода работника требуется его согласие.

Важно

Если работник не отказывается от перевода и не понижается в должности, то он должен за работу на новом месте получать зарплату не ниже, чем его средний заработок на прежней должности. Даже если изначально новая работа предполагает более низкую оплату.

«Медицинские» и «судебные» переводы

Если у работника есть медицинское заключение, противопоказывающее ему работать на занимаемой должности, то работодатель обязан перевести его на другую работу, которую врачи разрешают (ст. 73 ТК РФ).

Работник может не согласиться на новую «безвредную» работу. Тогда с работодателем придется расстаться на основании пункта 8 статьи 77 Налогового кодекса.

Если согласно медицинскому заключению перевод требуется на срок до четырех месяцев, то работник в любом случае сохранит должность. Даже если он откажется от перевода, то работодатель обязан сохранить за ним рабочее место. Работник не будет ходить на работу и не будет получать зарплату, но вернуться сможет беспрепятственно.

Помимо «медицинских» переводов существуют и «судебные». Речь идет о дисквалификации в судебном порядке, то есть о запрете занимать определенные должности.

В данном случае работодатель может перевести работника на другую должность, которая не находится под запретом.

Если работник не согласен, то у него есть лишь одна дорога — увольнение, поскольку оставаться на занимаемой должности он не вправе.

Переезд и перемещение

Без перевода не обойтись, если организация меняет свое место расположения. В статье 72.1 Трудового кодекса сказано, что такой перевод обусловлен переездом работодателя в другую местность. Правда, законодательно не закреплено, что считать другой местностью.

На помощь приходит Пленум Верховного Суда РФ, который в постановлении от 17 марта 2004 г. № 2 определил другую местность как местность за пределами границ населенного пункта.

Если принять позицию судей за истину, то выходит, что переезд фирмы в пределах одного населенного пункта не приводит к переводу работников. Значит, и их согласия не требуется.

Между тем переезд организации в крупных городах (особенно в Москве) может существенно повлиять на условия работы.

Например, сотруднику, ранее добиравшемуся до офиса за 10 минут пешком, придется час ехать на метро и потом по пробкам на наземном транспорте. Неудобно, конечно, но поделать здесь ничего нельзя.

Если организация переезжает в другой населенный пункт, то требуется согласие всех сотрудников на работу на новом месте.

При перемещении работника, как уже было сказано, его согласие не нужно. Трудовые функции и существенные условия трудового договора остаются прежними. Меняется только место работы в пределах одной и той же местности. Так что сотрудник здесь тоже может столкнуться с более долгой дорогой на работу. Или, если повезет, время в пути сократится, такое тоже бывает.

Между прочим, правомерность перемещения работника без его согласия подтверждена Конституционным Судом РФ в определении от 19 июня 2007 г. № 475-О-О.

Е. Сатаев, редактор-эксперт

Источник: https://www.buhgalteria.ru/article/perevod-sotrudnika-na-druguyu-rabotu

Кадровые приказы

Приказ о переводе задним числом

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

Кадры в порядке – работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Начинайте свой день с улыбки!

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.HR-OK.ru/content/100prikazov/

Как оформлять документы задним числом и не нарушать закон

Приказ о переводе задним числом

Евгения КОЖАНОВА,эксперт по общему делопроизводству и архивному делу, руководитель компании «Архив-63» (г. Самара)

В статье читайте:

· Как незаметно зарегистрировать документ задним числом в электронном журнале

· Когда оставить резерв для кадровых приказов

· Что делать, если номера забронировали, но не использовали

Важные кадровые документы

Кадровик нередко обнаруживает ошибку в нумерации приказов, когда, например, за № 159 идет сразу № 200. Может быть и обратная ситуация: нужно сделать приказ задним числом, а номеров свободных нет, и в журнале все записано по порядку.

Но исправить ситуацию можно. Способ зависит от того, какой журнал вы ведете – электронный или бумажный.

В статье разберем, как регистрировать документы задним числом максимально незаметно и как добиться, чтобы такие ситуации возникали как можно реже.


Способ 1. Нумеровать приказы в пределах одного дня

Важная статья: «Когда кадровый учет лучше передать в филиалы, а не вести в головном офисе» (№ 1, 2017)

Электронный журнал позволяет относительно незаметно регистрировать в день любое количество документов. Относительно потому, что в памяти некоторых программ остается информация о том, кто, под какой учетной записью, когда и что изменил в файле. Но обнаружить эти сведения могут только следственные органы, а не ГИТ при проверке.

Способ сработает, если нумеровать приказы в пределах одного дня. То есть присваивать приказу номер, который состоит: – из кода дня;

– порядкового номера документа, который зарегистрирован в этот день.

Например, у приказа, который кадровик регистрирует 4 августа, будет номер 04081, где 0408 – это четвертое августа, а 1 – порядковый номер приказа, который зарегистрирован первым.

5 августа будет другой код дня 0508, а вторая часть кода регистрации начнется заново – с номера 1.

Такая система позволит зарегистрировать приказ определенным днем в электронном журнале, даже если документ принесли поздно и нумерация ушла вперед.

Пример

Кадровик Елена И. регистрирует приказы в электронном журнале определенным днем. 8 августа ей нужно зарегистрировать три приказа за 4 августа.

Чтобы создать дополнительные строки, она выделила три строки ниже 4 августа, кликнула по выделенной области правой кнопкой мыши и выбрала «вставить». В журнале появилось три новые строки.

На них Елена записала приказы под номерами 0408004, 0508001, 0608001 (образец ниже).

Умный журнал учета приказов по личному составу автоматически присвоит номер документа. Не забудьте включить макросы.

Вы можете придумать собственные варианты, как обозначать код дня. Допустимо располагать код дня в любой последовательности – перед порядковым номером документа или после него, через дробь или дефис. Собственную систему нумерации закрепите в инструкции по делопроизводству или издайте специальный приказ, если инструкции нет (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

Преимущества. Способ нумерации, который включает код дня и порядковый номер, позволяет присваивать корректный номер приказам, которые должны были быть зарегистрированы несколько дней назад. Не нужно бронировать номера.

Недостатки.Способ подходит только для электронных журналов. Придется изменить систему нумерации, но зато только один раз.


Способ 2. Отчеркивать дополнительные поля

В журнале учета, который заполняете вручную, новые чистые строки просто так не появятся. В строках придется отчеркивать дополнительные поля, чтобы можно было внести запись задним числом. В связи с этим рекомендуем делать между регистрируемыми приказами достаточные отступы, чтобы при необходимости можно было разборчиво внести еще одну запись.

Преимущества.Система нумерации остается прежней. Создавать новые номера для запоздавших документов можно привычным методом с префиксом «/а» или «/1».

Недостатки. При сплошной порядковой нумерации № 1, № 2, № 3 легче обнаружить документы, которые созданы невовремя. Они обычно имеют литерный номер, например 124-а или номер с косой чертой 124/1. Если инспектор ГИТ при проверке обнаружит приказ под номером 60/а, то сделает замечание о некорректной нумерации.

Чтобы инспектор не придрался, не закрывайте день литерным номером и номером с косой чертой. Это косвенно подтвердит, что документ на самом деле зарегистрировали позже. Номера с буквой, косой чертой лучше помещать в середину дня (образец ниже).

Кликните на , чтобы узнать подробнее

Живые образцы

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/19_93908_kak-oformlyat-dokumenti-zadnim-chislom-i-ne-narushat-zakon.html

Кабинет Адвоката
Добавить комментарий